583

Gerade zurück aus dem Sommerurlaub und eine Mailbox wie ein Osterkörbchen: In jeder der 583 E-Mails könnte eine kleine Überraschung stecken.

Nun sind 583 E-Mails in drei Wochen vielleicht nicht einmal besonders viel. Aber das Abarbeiten ist ein mühsames Geschäft. Warum schicken mir so viele Menschen so viele E-Mails? Und warum muss ich jetzt alles durchlesen?

Dieses Jahr mache ich es mal ganz anders. Ich bearbeite die Memos nach und nach, jeden Werktag drei Stück. Dann bin ich pünktlich zu meinem nächsten Sommerurlaub durch. "Haben Sie meine E-Mail schon gelesen?“ – „Nein, aber nach meiner Hochrechnung werde ich sie voraussichtlich am 15.02.2015 bearbeiten." Unglaublich, wie viel sich von alleine erledigt, vielleicht doch nicht so wichtig war oder durch geänderte Entscheidungen ganz anders betrachtet werden muss.

Daimler geht mit „Mail on Holiday“ noch einen Schritt weiter. Jeder Mitarbeiter kann während seiner Abwesenheit eingehende E-Mails schlicht löschen lassen. Der Absender erhält nur eine automatische Antwort mit einer Liste der Vertreter und der Bitte, sich bei Bedarf nach dem Urlaub noch einmal zu melden.

Aber das sind ja nur Wege, um die Flut ankommender E-Mails einzudämmen. Dabei liegt die Lösung des Problems eigentlich beim Versender: Bevor ich etwas verschicke stelle ich mir vor, der Adressat sei ein sehr wichtiger Mensch, den ich wertschätze und der wenig Zeit hat. Dann formuliere ich meine E-Mail knappestmöglich und orientiere den Inhalt am Empfänger. Vor allen Dingen zögere ich, ob ich die Mail überhaupt schreiben muss. Und mit welchem Verteiler.

Wenn wir so bedacht mit der knappen Ressource "Zeit meiner Kollegen" umgehen ist auch wieder mehr Platz für einen Anruf oder ein Gespräch beim Kaffee zum Vernetzen der Bereiche. Und das wollen wir doch alle, oder?